Trên cơ sở nhiệm vụ được giao, Sở Thông tin và Truyền thông đã chủ trì xây dựng phương án tổ chức thực hiện việc thí điểm chuyển giao với 06 cơ quan thực hiện thí điểm (Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Nội vụ, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Tài nguyên và Môi trường).
Sở Thông tin và Truyền thông đã chủ trì, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh, Bưu điện tỉnh, các cơ quan liên quan tham mưu triển khai tổ chức tập huấn cho nhân viên bưu điện trong việc tiếp nhận, số hóa hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tỉnh theo từng lĩnh vực của các cơ quan thực hiện thí điểm; tổ chức triển khai thực hiện chuyển giao nhiệm vụ cho nhân viên bưu điện tại Trung tâm Phục vụ hành chính công - Kiểm soát TTHC tỉnh; ký hợp đồng với Bưu điện tỉnh về việc chuyển giao nhiệm vụ tiếp nhận, số hoá hồ sơ, trả kết quả giải quyết TTHC thay công chức, viên chức của một số sở, ban, ngành tại Trung tâm Phục vụ hành chính công - Kiểm soát TTHC tỉnh.
Sở Thông tin và Truyền thông đã chỉ đạo VNPT Hà Nam tạo tài khoản trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tỉnh cho nhân viên bưu điện (mỗi cơ quan thực hiện thí điểm tạo 01 tài khoản); chỉ đạo Bưu điện tỉnh cử nhân viên tham gia tập huấn để nhận nhiệm vụ chuyển giao từ các cơ quan thực hiện thí điểm; chủ động phối hợp với các cơ quan để công tác tập huấn được thực hiện đảm bảo tiến độ và hiệu quả; hướng dẫn và đề nghị các cơ quan thực hiện thí điểm bàn giao chữ ký số cho Bưu điện tỉnh để thực hiện ký số hồ sơ trong quá trình tiếp nhận, số hóa hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC.
Bưu điện tỉnh đã bố trí 01 nhân viên chính thức và 01 nhân viên dự phòng để thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC thay thế công chức, viên chức thuộc các cơ quan thực hiện thí điểm. Nhân viên bưu điện có trình độ, năng lực, phẩm chất đạo đức tốt đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC tại Trung tâm Phục vụ hành chính công - Kiểm soát TTHC tỉnh. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC tại Trung tâm Phục vụ hành chính công - Kiểm soát TTHC tỉnh, nhân viên bưu điện mặc đồng phục, đeo thẻ tên, chức danh, tuân thủ và thực hiện đúng các quy định tại Trung tâm Phục vụ hành chính công - Kiểm soát TTHC tỉnh; sử dụng trang thiết bị, phương tiện làm việc hiện tại của Trung tâm Phục vụ hành chính công - Kiểm soát TTHC tỉnh.
Các cơ quan tham gia thí điểm đã thực hiện bố trí công tác phù hợp đối với nhân viên được cử ra làm việc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công - Kiểm soát TTHC tỉnh; phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công - Kiểm soát TTHC tỉnh và Bưu điện tỉnh: Trực tiếp tập huấn cho nhân viên bưu điện trong việc tiếp nhận, số hóa hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tỉnh theo từng lĩnh vực của cơ quan; hỗ trợ, hướng dẫn, giải quyết vướng mắc của nhân viên bưu điện trong thời gian thực hiện thí điểm; giám sát nhân viên bưu điện thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận, số hóa hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC theo quy định.
Trong quá trình triển khai thực hiện, có sự quan tâm của lãnh đạo tỉnh, sự phối hợp, hỗ trợ có hiệu quả giữa Sở Thông tin và Truyền thông, Trung tâm Phục vụ hành chính công - Kiểm soát TTHC tỉnh, Bưu điện tỉnh và một số cơ quan liên quan. Kết quả, trong 01 năm thí điểm, nhân viên bưu điện đã thay công chức, viên chức của 06 cơ quan tiếp nhận 1.700 hồ sơ (100% hồ sơ trực tuyến). Số lượng hồ sơ đã giải quyết 1.668 hồ sơ, trong đó số hồ sơ giải quyết trước hạn là 1.479 hồ sơ, số hồ sơ giải quyết đúng hạn 168 hồ sơ, số hồ sơ giải quyết quá hạn là 21 hồ sơ. Số lượng hồ sơ đang giải quyết là 32 hồ sơ. Chi phí thực hiện Đề án thí điểm trong năm 2023 là 189.247.828 đồng.
Việc bố trí 01 nhân viên bưu điện thay thế nhiệm vụ cho công chức, viên chức của 06 cơ quan tại Trung tâm Phục vụ hành chính công - Kiểm soát TTHC tỉnh góp phần giảm tải công việc cho các cơ quan quản lý nhà nước, từ đó tập trung nhân lực để thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước, góp phần thực hiện tốt chủ trương tinh giản biên chế, tinh gọn tổ chức bộ máy các cơ quan hành chính nhà nước. Bưu điện tỉnh có thể tiếp tục đảm nhận việc hướng dẫn, tiếp nhận, số hóa hồ sơ, trả kết quả giải quyết TTHC trong thời gian tới.
Bên cạnh kết quả đạt được, trong quá trình triển khai thực hiện Đề án thí điểm còn một số tồn tại, hạn chế: 01 cán bộ bưu điện tiếp nhận thay công chức, viên chức của 06 cơ quan với số lượng TTHC tương đối nhiều, mỗi cơ quan đều có những lĩnh vực khó riêng, đặc biệt là các lĩnh vực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường, nhiều lĩnh vực chưa thể nghiên cứu sâu, bước đầu chỉ thực hiện kiểm đếm đủ thành phần hồ sơ và tiếp nhận, trả kết quả thực hiện TTHC, việc tư vấn, hướng dẫn công dân hoàn thiện hồ sơ đôi lúc còn chưa đạt chất lượng bằng cán bộ chính thức của các cơ quan thí điểm.
Nhằm tiếp tục triển khai thực hiện Đề án thí điểm có hiệu quả trong thời gian tới, các cơ quan, đơn vị cần tập trung thực hiện tốt các nhiệm vụ chủ yếu cụ thể như sau:
Văn phòng UBND tỉnh chỉ đạo Trung tâm Phục vụ hành chính công - Kiểm soát TTHC tỉnh bố trí mặt bằng và các điều kiện để cán bộ, công chức của các cơ quan liên quan tập huấn cho nhân viên bưu điện; theo dõi, giám sát, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các nhiệm vụ được giao đối với nhân viên Bưu điện tỉnh và công chức, viên chức làm việc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công - Kiểm soát TTHC tỉnh.
Sở Thông tin và Truyền thông thực hiện các thủ tục để ký hợp đồng với Bưu điện tỉnh về việc chuyển giao nhiệm vụ tiếp nhận, số hoá hồ sơ, trả kết quả giải quyết TTHC thay công chức, viên chức của 06 cơ quan. Thời gian thực hiện: từ ngày 01/01/2024.
Bưu điện tỉnh tiếp tục đào tạo, tập huấn cho nhân viên bưu điện được giao nhiệm vụ, đảm bảo đáp ứng được yêu cầu đề ra; thường xuyên kiểm tra, giám sát quá trình làm việc của nhân viên; phối hợp với Trung tâm Phục vụ Hành chính công - Kiểm soát TTHC tỉnh và cơ quan liên quan tổ chức tập huấn, nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ, nhân viên trong việc tiếp nhận, số hóa hồ sơ, trả kết quả giải quyết TTHC; báo cáo, phối hợp với các cơ quan liên quan xử lý kịp thời những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện tiếp nhận, trả kết quả giải quyết TTHC qua dịch vụ bưu chính công ích; chỉ đạo nhân viên tiếp nhận hồ sơ TTHC hàng tháng báo cáo kết quả tiếp nhận và tình trạng giải quyết hồ sơ TTHC về đầu mối kiểm soát TTHC của của các đơn vị để kịp thời đôn đốc, chỉ đạo nếu có chậm, muộn.
Sở Tài chính tham mưu cho UBND tỉnh bố trí kinh phí để tiếp tục triển khai Đề án thí điểm theo đúng quy định của Luật ngân sách Nhà nước và các văn bản hướng dẫn có liên quan.
Các cơ quan thực hiện thí điểm tiếp tục hỗ trợ, giải quyết vướng mắc cho nhân viên bưu điện tỉnh; xử lý kịp thời những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện tiếp nhận, số hóa hồ sơ, trả kết quả giải quyết TTHC./.
Trần Linh
