Theo đó, quy trình gồm 7 bước, cụ thể như sau:
1. Soạn thảo tập tin văn bản điện tử, trình lãnh đạo duyệt;
2. Lãnh đạo duyệt tập tin văn bản điện tử, chuyển xử lý cho văn thư;
3 Văn thư lấy số, điền ngày ban hành văn bản trình Lãnh đạo ký;
4. Lãnh đạo sử dụng chứng thư số cá nhân ký số trên tập tin văn bản điện tử văn thư chuyển đến (đã có số và ngày ban hành).
5. Lãnh đạo gắn tệp văn bản đã ký số chuyển thành văn bản đi trên phần mềm.
6. Văn thư sử dụng chứng thư số của cơ quan ký số trên tập tin Lãnh đạo đã ban hành.
7. Văn thư vào sổ và phát hành văn bản đi trên phần mềm.
Mẫu chữ ký số
Để ứng dụng hiệu quả chữ ký số trong gửi, nhận văn bản điện tử, Sở Thông tin và Truyền thông đề nghị các sở, ban, ngành, UBND huyện, thành phố triển khai ký số theo quy trình trên. Sở Thông tin và Truyền thông sẽ tiến hành chấm điểm ứng dụng chữ ký số vào tháng 11/2018./.